Simplificar o processo de pagamento de contas

 In Blog

Empresas enfrentam uma variedade de desafios ao lidar com o processo de pagamento de contas.

Alguns destes problemas surgem a partir de uma falta de automatização ao passo que outros emergem da complexidade do processo de harmonização e outros aspectos do processamento de faturas. Alguns dos processos são ilustrados nesta classificação:

  1. Escaneamento de faturas e documentos de suporte. ƒ
  2. Captura dos tipos de documentos de fatura: papel, fax, e-mail, EDI e arquivos. ƒ
  3. Visibilidade da fatura dentro de 24 horas após a recepção. ƒ
  4. Melhoria no controle de fraudes. ƒ
  5. Codificação de faturas de encomendas ainda não compradas. ƒ
  6. Identificação de itens correspondentes à ordens de compra, recibos ou faturas.
  7. ƒ Processamento de exceções para faturas não correspondentes e discrepâncias.
  8. ƒ Roteamento automatizado para aprovação online e contabilidade geral.
  9. ƒ Portal do fornecedor para visualizar o status de pagamento e histórico de pagamentos em cheque.

Existem vários pontos problemáticos no processo, que incluem o tempo de ciclo para processar uma única fatura e o volume das faturas processadas. Estudos têm relatado que o custo de processamento de uma única fatura manualmente é algo entre US $ 7 e US $ 50, enquanto que a automação de processamento de faturas comprovadamente reduz esse custo por fatura em 50% a 80%.

A Eliminação da digitação manual, a redução dos custos administrativos e a redução da taxas de erro em qualquer fatura recebida beneficiará automaticamente o seu negócio. Ser capaz de capturar e classificar automaticamente informações pelo comprador, fornecedor, país e tipo de fatura é uma imensa vantagem na produtividade líquida de um negócio.

Um estudo da empresa de consultoria em contabilidade “Deloitte” indica que a automação do processo de pagamento de contas resulta em mais liquidez para sua empresa. Isso pode ser compreendido quando tratamos do processo da correspondência das faturas com as ordens de pagamento, com os itens recebidos e na verificação de faturas duplicadas. A Busca por faturas duplicadas é muito mais difícil em um sistema de contabilidade totalmente manual. Neste caso, o funcionário responsável pelas contas a pagar deve pesquisar o arquivo do fornecedor e das faturas a pagar para ver se uma fatura recebida de um fornecedor já foi paga. Em muitas situações, o volume de faturas dos fornecedores torna isso tão difícil que os funcionários da seção de contas a pagar abandonam qualquer tentativa para identificar as faturas duplicadas e simplesmente aceita que ela provavelmente deve ter sido paga. Portanto, ao utilizar um processamento automático de faturas, as empresas podem economizar ao não desperdiçar dinheiro com pagamentos duplicados e aumentar a sua liquidez.

Existem várias soluções no mercado para um processamento totalmente automatizado de faturas, que podem ser integradas em sistemas de EPR. No entanto, algumas empresas podem optar apenas para automatizar alguns dos processos.

Neste último caso, é fundamental digitalizar as faturas e convertê-las em linguagem humana editável como o EXCEL ou em linguagem de máquina legível como XML. Para pequenas e médias empresas em que um departamento de TI  não existe, uma boa solução é converter os documentos de entrada para o EXCEL. Tabex permite a conversão de vários arquivos de uma só vez, tanto para converter PDF em EXCEL, quanto para , através de um scanner e de um sistema de OCR online, converter do papel impresso para o EXCEL. As empresas podem utilizar da flexibilidade inerente do EXCEL para gerenciar o processo de harmonização e reconciliação de contas a pagar.

O software da Tabex oferece ainda a capacidade de criar modelos e, em seguida, automatizar o processo de extração de apenas alguns campos de dados de um modelo de fatura. É frequentemente o caso em que a fatura de uma empresa, mesmo sendo diferente de outros itens, é normalmente entregue em um formato de documento consistente e persistente. A opção de criação de modelos oferecidos pela Tabex permite identificar formatos recorrentes e automatizar o processo de digitalização de todos os dados da fatura de um fornecedor específico.

A Tabex também oferece uma solução interessante para integradores de sistemas que ajudam as empresas a automatizar seus processos de pagamento de contas.A API PDF para EXCEL da Tabex é uma API PDF que oferece precisão na identificação automática de informações tabulares e flexibilidade para a inserção de uma variedade de fluxos de processo. A API PDF oferece todas as funções disponíveis no serviço online da Tabex, que incluem: A realização de um escaneamento OCR online, a capacidade de converter o arquivo de entrada de OCR para PDF e de PDF para XML. XML é um formato legível por máquina muito versátil e flexível para ser integrado em seus outros processos de software.

Em resumo, empresas de todos os tamanhos podem se beneficiar da redução do trabalho manual no processo de pagamento de contas. Pequenos negócios e integradores de sistemas podem se beneficiar da automação parcial dos processos, fazendo uso de serviços online precisos e versáteis em conjunto com uma API PDF de alto desempenho.

This post is also available in: Inglês Italiano Espanhol

Recent Posts

Leave a Comment