Funcões PROCV: PDF para EXCEL e reconciliação contábil

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PROCV e outras funções do EXCEL são muito úteis…

PROCV e outras funções do Excel são muito úteis na importação de itens de uma planilha para outra. Contadores mantém planilhas de modelos financeiros com dados de faturas para fazer várias previsões. Eles também desenvolvem modelos em planilhas do Excel para fazer previsões de tendências em operações de negócios. Tais tendências podem incluir a porcentagem da receita que entra em um canal de vendas ou em uma determinada área de negócios ou a porcentagem da receita que foi gerada a partir de uma campanha de marketing. A reconciliação de faturas é outro aspecto crucial do processo de pagamento de contas. Neste processo, dados específicos são extraídos a partir de notas fiscais que pertencem a um único fornecedor, os dados precisam ser identificados dentro de uma única planilha e combinados com registros existentes. No processamento de faturas, os registros existentes precisam ser combinado com os dados da fatura para verificar se uma determinada conta a pagar não é erroneamente cobrada várias vezes.

PROCV é uma função do EXCEL muito recorrente em todos os processos mencionados acima. Em todas as situações acima os dados inseridos no modelo são provenientes de bancos de dados internos, bem como de arquivos PDF ou documentos impressos. O software da Tabex oferece a flexibilidade para converter tabelas em arquivos PDF para EXCEL e permite a captura de dados digitais a partir de bases de dados e de fontes da web. A este respeito, o software da Tabex aumenta a produtividade do analista financeiro, eliminando o tedioso trabalho de copiar e colar inúmeras vezes, bem como as diversas operações de reformatação. Entretanto, os analistas investem tempo, não só ao converter PDF em EXCEL e ao copiar e colar dados de entrada de tabelas digitais, mas também ao verificar os dados e inseri-los na planilha do EXCEL.

Aqui temos uma lista de funções do Excel que podem salvar ainda mais o valioso tempo dos analistas financeiros, ao se trabalhar em conjunto com o nosso conversor PDF para EXCEL.

SOMASE

Utilizamos a função SOMASE para somar os valores em um intervalo que atendem aos critérios que você especificar. Isso é útil quando inserimos uma nova página em um fluxo de trabalho do Excel a partir de uma conversão PDF para EXCEL. Por exemplo, suponha que em uma coluna que contém números, você deseja somar somente os valores que são maiores do que 5. Você pode usar a seguinte fórmula: =SOMASE(B2:B25,”>5″)

Neste exemplo, o critério é aplicado os mesmos valores que são somados. Se você quiser, você pode aplicar os critérios para um intervalo e somar os valores correspondentes em uma faixa diferente. Por exemplo, a fórmula = SOMASE (B2: B5, “João”, C2: C5) soma apenas os valores no intervalo C2: C5, em que as células correspondem a “João” no intervalo B2:B5.

PROCV

Você pode utilizar a função PROCV para procurar a primeira coluna de um intervalo de células e, em seguida, retornar o valor de qualquer célula na mesma linha do intervalo. Por exemplo, suponha que você tem uma lista de funcionários contidos no intervalo A2: C10. O número de identificação dos empregados são armazenados na primeira coluna do intervalo.

Se você sabe o número de identificação do empregado, você pode usar a função PROCV para retornar o departamento ou o nome desse funcionário. Para obter o nome do funcionário de número 38, você pode usar a fórmula = PROCV (38, A2: C10, 3, FALSE). Esta fórmula busca o valor 38 na primeira coluna do intervalo A2: C10, e, em seguida, devolve o valor que está contido na terceira coluna do intervalo e na mesma linha que o valor de pesquisa.

O V em PROCV significa vertical. Use PROCV em vez de PROCH, quando os valores da comparação estiverem localizados em uma coluna à esquerda dos dados que você deseja encontrar.

PROCH

Procura por um valor na linha superior de uma tabela ou uma matriz de valores e, em seguida, retorna um valor na mesma coluna de uma linha que você especificar na tabela ou matriz. Utilize PROCH, quando os valores da comparação estiverem localizados em uma fila na parte superior de uma tabela de dados, e você quer olhar para baixo um número especificado de linhas. Use PROCV quando os valores da comparação estiverem localizados em uma coluna à esquerda dos dados que você deseja encontrar. O H em PROCH significa “Horizontal”.

Sintaxe: PROCH (valor_PROCH, tabela_matriz, número_de_índice_da_linha, faixa_PROCH)

ÍNDICE / CORRESP

Esta é uma combinação utilizada em substituição às funções PROC, por exemplo, quando o número da coluna muda. Isto é muito importante quando se considera a utilização do conversor PDF para EXCEL. Na verdade, pela própria natureza dos documentos digitalizados ou imagens capturadas em uma tela, o número de colunas mudará de documento para documento ou de tela para tela. Pode ser mais eficaz usar a seguinte sintaxe:

=ÍNDICE(A coluna que contém o que você deseja), CORRESP(A célula que você está procurando, a coluna que você está procurando)

Os benefícios desta abordagem são:

a) Você pode “pesquisar para a esquerda”.

b) Você não obtêm resultados incorretos quando uma coluna é inserida ou excluída dos seu dados.

c) Economiza tempo ao transmitir linhas de seus modelos, quando utilizada em conjunto com o conversor de tabelas de arquivos PDF ou outro software de conversão PDF para EXCEL.

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