Semplificare il processori pagamento

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Le aziende affrontano una serie di sfide quando si tratta di processi di pagamento.

Alcuni di questi problemi derivano da una mancanza di automazione mentre altri emergono dalla  complessità del processo di matching e altri aspetti del processo di fatturazione.

Alcuni dei singoli processi sono illustrati di seguito:

1. Scannerizzato e indicizzare delle fatture e documenti di supporto

2. Acquisizione tipi di fattura doc: fogli, e-mail fax, EDI

3. Visibilità della fattura entro 24 ore dalla ricezione

4. Migliorare conformità e controllo SOX

5. Codifica delle fatture da non ritirare

6. Abbinamento voce agli ordini di acquisto, ricevendo fatture

7. Elaborazione delle eccezioni per le fatture non corrisposte

8. Instradamento automatico per l’approvazione in linea e contabilità generale

9. Portale del fornitore per la visualizzazione dello stato di pagamento e la cronologia; pagamenti con assegno

Ci sono diversi punti critici del processo che includono il tempo di ciclo per elaborare un sola fattura. Gli studi hanno riportato che il costo di elaborazione un’unica fattura manuale va da 7 a 50 dollari circa, mentre l’automazione dell’elaborazione delle fatture ha dimostrato di ridurre il costo per fattura del 50% -80%.

Eliminando la digitalizzazione manuale, la riduzione dei costi amministrativi e dei tassi di errore su uno fattura in entrata, il vostro business ne beneficerà in maniera automatica. Poter catturare e ordinare automaticamente le informazioni dal compratore, fornitore, paese e tipo di fattura, farà avere dei vantaggi esclusivi alla vostra azienda.

Uno studio condotto dalla società di consulenza contabile Deloitte indica che l’automazione dei risultati del processo, garantirà più liquidità per la vostra azienda. Questo può essere inteso quando si ha a che fare con il processo di corrispondenza fatture con ordini ricevuti articoli e scansione di duplicati. La ricerca di numeri delle fatture duplicate è uno sforzo molto più difficile in una contabilità interamente manuale. In questo caso, i debiti possono essere ricercati attraverso il file del venditore e le fatture non pagate per vedere se una fattura appena ricevuta da un fornitore è già stata pagato. In molte situazioni, il volume delle fatture dei fornitori in entrata rende questo processo così difficile che il personale da pagare abbandona qualsiasi tentativo di identificare le fatture duplicate. Pertanto se questi tre elementi portano a più efficienza del processo, le aziende possono risparmiare molto e aumentare la loro liquidità.

Diverse soluzioni esistono nel mercato per un processo completamente automatizzato in grado di integrare i sistemi EPR. Tuttavia alcune aziende possono scegliere di automatizzare solo alcuni dei processi evidenziati in questa tabella.

In quest’ultimo caso è fondamentale la scansione dei documenti della fattura per convertirli in formato modificabile come Excel o software di lettura ottica come XML. Per le piccole e medie imprese con l’assenza di un reparto IT, la soluzione è quella di convertire i documenti in arrivo in Excel. Tabex permette di convertire più file in una sola volta sia da PDF a Excel e attraverso il suo lettore OCR. Le aziende possono utilizzare la flessibilità intrinseca di Excel per gestire il processo di corrispondenza.

Tabex offre anche la possibilità di creare modelli e quindi automatizzare il processo di estrazione solo in un certo campo di dati da un modello di fattura. È spesso il caso delle società, che invece di differire nelle fatture elencate, di solito vengono consegnate in un formato di documento coerente e persistente. L’opzione Template Builder offerta da Tabex consente di identificare i formati ricorrenti e automatizzare il processo di digitalizzazione di tutti i dati nel flusso della fattura da uno specifico fornitore.

Tabex offre anche una soluzione interessante per gli integratori di sistemi che aiutano le aziende ad automatizzare il processo di pagamento. Tabex da PDF a Excel API è un PDF API offre precisione nella identificazione automatica di informazioni tabellari e flessibili che vengono inseriti nel processo della varietà del flusso. L’API PDF offre tutte le funzioni disponibili sulla piattaforma cloud Tabex. Ciò include un lettore OCR, la capacità di convertire il file di input da OCR PDF e da PDF in XML. XML è una macchina leggibile molto versatile e flessibile da integrare nei vostri processi e software. In sintesi le aziende di tutte le dimensioni potranno beneficiare della riduzione del lavoro manuale nel processo di pagamento. Piccoli integratori di business e di sistema possono beneficiare dell’automazione del processo parziale facendo uso del cloud preciso e versatile e dei servizi API PDF.

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