Semplificare il processo di pagamento

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Le aziende sono costrette ad affrontare una serie di sfide, soprattutto se si parla di processo di pagamento..

Alcuni di questi problemi derivano da una mancanza di automazione, mentre altri emergono dalla complessità del processo di matching e altri aspetti del processo di fatturazione. Alcuni dei processi singoli sono illustrati in questa di seguito:

  • Scansione & indicizzazione delle fatture & documenti di supporto;
  • Cattura tipi fattura doc: documenti, e-mail fax, EDI e files;
  • Visibilità delle fatture entro 24 ore dalla ricezione;
  • Miglioramento conformità SOX compliance & controllo;
  • Codifica di fatture di non-acquisto degli ordini;
  • Linea di identificazione di ordini di acquisto, ricezione di registri e fatture;
  • Elaborazione delle eccezioni per le fatture ineguagliate e discrepanze;
  • Instradamento automatico per l’approvazione in linea e contabilità generale, segnalazione Ad-Hoc;
  • Portale del fornitore per la visualizzazione dello stato di pagamento & la cronologia; Pagamenti con assegno;

 

Ci sono diversi punti critici del processo che includono il tempo di ciclo per elaborare un’unica fattura, il volume delle fatture trasformate. Gli studi hanno riportato che il costo del trattamento di un’unica fattura manualmente, si aggira tra i US $ 7 e US $ 50, mentre l’elaborazione di fatture automatiche ha dimostrato di ridurre il costo per fattura del 50% -80%.

Eliminando l’inserimento di dati manuale, riducendo i costi amministrativi e i tassi di errore su qualsiasi fattura in entrata, il vostro business ne beneficerà. Essere in grado di acquisire automaticamente e ordinare le informazioni dal compratore, del fornitore, il paese e il tipo di fattura è un vantaggio produttività netta per ogni azienda.

Uno studio condotto dalla società di consulenza contabile Deloitte indica che l’automazione di questi processi porta ad una maggiore liquidità per la vostra azienda. Questo può essere compreso quando si tratta di un processo di corrispondenza delle fatture con gli ordini, articoli ricevuti e scansione di duplicati. La ricerca di numeri di fatture duplicate è uno sforzo molto più difficile in un sistema di contabilità interamente manuale. In questo caso, il debito può essere ricercato attraverso il file venditore e le fatture non pagate per vedere se una fattura appena ricevuta da un fornitore è già stata pagata. In molte situazioni, il volume delle fatture dei fornitori in entrata rende così difficile l’operazione, che il personale abbandona ogni tentativo di identificare le fatture duplicate, e semplicemente accetta di pagare per quei prodotti. Quindi se l’automazione dà una maggiore efficienza, le aziende possono risparmiare –e non dover pagare il doppio per un prodotto – e aumentare così la loro liquidità.

Esistono diverse soluzioni sul mercato per riuscire ad automatizzare un processo che possa integrarsi in sistemi EPR. Tuttavia alcune aziende possono scegliere di automatizzare solo alcuni dei processi evidenziati in questa lista.

In quest’ultimo caso è fondamentale eseguire la scansione e catturare i documenti di fatturazione e convertirli in formato modificabile come Excel o un software leggibile come XML. Per le piccole e medie imprese con l’assenza di un reparto IT, un buona soluzione potrebbe essere quella di convertire i documenti di arrivo in Excel. Tabex vi permette di convertire più file in una sola volta sia da PDF a Excel e sia attraverso un OCR. Le aziende possono che utilizzare la flessibilità intrinseca di Excel per gestire il processo di matching e riconciliazione dei conti da pagare.

Tabex offre anche la possibilità di creare modelli e quindi di automatizzare il processo di estrazione solo per determinati tipi di dati da un modello di fattura. Come nel caso che la fattura di una società sia fornita di un formato di documento coerente e persistente. L’opzione Template Builder offerta da Tabex consente di identificare i formati ricorrenti e automatizzare il processo di digitalizzazione di tutti i dati nel flusso della fattura da un fornitore specifico.

Tabex offre anche una soluzione interessante per gli integratori di sistemi che aiutano le aziende ad automatizzare i processi di pagamento. Tabex PDF a Excel API è un PDF API che offre precisione nell’identificare automaticamente le informazioni delle tabelle e la flessibilità per essere inseriti in un varietà di flusso di processo. L’API PDF offre tutte le funzioni disponibili sulla piattaforma di cloud Tabex. Che include uno scanner per OCR, la possibilità di convertire il file di input da OCR PDF e da PDF in XML. XML è un formato molto versatile e flessibile da integrare nei processi del vostro software.

In sintesi le aziende di ogni dimensione beneficiano della riduzione del lavoro manuale nel processo di pagamento. I piccoli business possono beneficiare dell’automazione di un processo parziale facendo uso di servizi precisi e versatili, insieme all’alta prestazione di API PDF.

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