COME MIGLIORARE L’ELABORAZIONE DI FATTURE IN PDF

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Le fatture dei fornitori entrano nell’organizzazione su base giornaliera attraverso molteplici canali, tra cui fax, e-mail, posta elettronica, ed altri ancora.

Il personale addetto alla contabilità è responsabile di assicurarsi che la fattura corrisponda sia al prodotto o al servizio ricevuto e l’ordine di acquisto della propria azienda. I conti da pagare agli specialisti  che lavorano sulle quantità di conferma manuale d’ordine, i costi dei prodotti, gli importi fiscali, e altro ancora. Ci sono metodi per far migliorare i dipendenti nello svolgimento di questi lavori in modo più efficace e ridurre le inefficienze in ogni processo interno. Se un dipendente duplica inavvertitamente fatture o non presta attenzione a ciò che fa mentre ha a che fare con un ordine di acquisto, l’organizzazione sperimenterà una perdita finanziaria.

Conti e fatture passive sono spesso trattate manualmente, nelle seguenti fasi:

  • Aprire la posta, ordinare le fatture ai fornitori in base ai requisiti aziendali, e la distribuzione.
  • Tentare di elaborare la fattura nel sistema di business dell’azienda.
  • Se il materiale è stato ricevuto, l’azienda può continuare il processo, controllando le quantità, i costi, il trasporto, imposte, e ogni altro onere del fornitore abbia incluso.
  • Se il materiale non è stato ricevuto, il dipendente con debiti pone la fattura sul fondo della pila e ripete il processo fino a quando il materiale rientra.
  • Se si ricevono i materiali corretti, l’azienda elabora il debito nel loro sistema di business.

Molte organizzazioni leader rivedono continuamente i processi aziendali interni per garantire che funzionino al massimo dell’efficienza. Naturalmente, l’attenzione è spesso posta sulle zone di generazione di reddito, ma le organizzazioni stanno cercando sempre più opportunità per snellire le funzioni amministrative per tenersi al passo con i progressi della tecnologia e dell’industria.

L’elaborazione delle fatture con i numeri da pagare fornisce ampie opportunità per migliorare l’efficienza e l’automazione.

Se i materiali ricevuti non corrispondono all’ordine originale, il dipendente con debiti dovrà cancellare il documento dal sistema delle imprese, documentare il problema, e contattare l’acquirente o il venditore per la risoluzione. In questo caso, la fattura può essere rivista più volte prima di ottenere la risoluzione.

Una volta che la fattura viene elaborata, il documento cartaceo è archiviato in loco per un certo periodo di tempo (si spera nel posto giusto in modo che possa essere recuperato in seguito, se necessario) e, infine, archiviata per memorizzazione off-site.

Le aziende che cercano di ottimizzare i loro processi di debito adottano soluzioni automatizzate di elaborazione delle fatture che fanno leva sull’OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) e riconoscimento di tabelle.

Le aziende lottano tra scambio elettronico di dati e acquisizione diretta dei dati da fatture in formato PDF. In genere il processo di acquisizione dei dati dalle fatture presenta sempre un certo livello di imprecisione e fa sì che il personale torni sulla fattura a controllare se i dati sono stati estratti correttamente.

Tabex offre alle società di impegnarsi in questo processo con diverse opportunità per migliorare l’efficienza dell’acquisizione dei dati da fatture in formato PDF. Con il suo lettore OCR in grado di riconoscere l’inclinazione e la rotazione di documenti, Tabex offre un potente algoritmo di rilevamento tabelle che identifica ed estrae dati dalle fatture PDF e altri documenti simili.

Inoltre Tabex offre la possibilità di elaborare più fatture in formato PDF grazie alla sua funzionalità di caricamento di file multipli, così come le sue API per l’elaborazione batch.
Le aziende possono sfruttare la capacità Tabex di convertire i PDF in XML, se vogliono utilizzare i dati estratti da fatture in formato PDF in altri processi di automazione. Allo stesso modo Tabex può anche estrarre i dati della fattura in Excel o CSV.

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