CERCA.VERT, INDICE/FUNZIONE CONFRONTA: da PDF a Excel E QUADRATURA CONTABILE

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CERCA.VERT E LE ALTRE FUNZIONI EXCEL SONO MOLTO UTILI PER…

Cerca.vert e le altre funzioni di Excel sono molto utili per importare informazioni da un foglio all’altro. Commercialisti e contabili aziendali tengono modelli finanziari per fare previsioni diverse e fogli di calcolo con i dati di fatturazione. Gli stessi sviluppano modelli Excel per previsioni di tendenze in operazioni di business. Queste tendenze possono includere la percentuale di reddito che va in un canale di vendita, in una particolare area di attività o la percentuale delle entrate che è stato generata da una campagna di marketing. La riconciliazione delle fatture e la congruenza della fattura è un altro spetto cruciale della sequenza dei processi di pagamento (fatture passive).

In questo processo i dati specifici sono estratti, diciamo dalle fatture che appartengono ad un unico fornitore, i dati devono essere individuati all’interno di un unico foglio di calcolo e abbinato con elementi esistenti. Nell’elaborazione delle fatture, gli elementi esistenti devono essere abbinati con i dati della fattura per verificare che un determinato conto da pagare non sia erroneamente addebitato più volte.

CERCA.VERT è una funzione molto utilizzata in Excel per tutti i processi di cui sopra. In tutte le situazioni appena elencate i dati inseriti nel modello provengono da database interni così come i documenti PDF e digitali. Tabex offre la flessibilità necessaria per convertire tabelle da PDF a Excel, ma anche acquisire i dati digitali da database e fonti web. A questo proposito si aumenta la produttività dell’addetto al conto o l’analista finanziario, eliminando noiosi copia-incolla, così come operazioni di ri-formattazione. Tuttavia, gli analisti investono tempo, non solo a convertire PDF in excel e facendo copia-incolla per l’inserimento dati nelle tabelle digitali, ma anche nel cercare dati per inserirli in Excel.

Qui di seguito abbiamo creato un elenco di funzioni di Excel che possono farvi risparmiare tempo prezioso, lavorando con il convertitore da PDF ad Excel per analisti finanziari.

FUNZIONE SOMMA

Si utilizza la funzione SOMMA per sommare i valori in un intervallo che soddisfi i criteri precedentemente specificati. Questo può essere molto utile dopo l’inserimento di un nuovo foglio nel vostro flusso di lavoro di un convertitore da pdf a excel. Per esempio, supponiamo che in una colonna che contiene i numeri, si

vogliono sommare solo i valori che sono più grandi di 5. È possibile utilizzare la seguente formula:

= SOMMA (B2: B25, “> 5”)

In questo esempio, il criterio viene applicato agli stessi valori che vengono sommati. È anche possibile, se si vuole, applicare i criteri di una gamma e sommare i valori corrispondenti di una diversa gamma. Per esempio la formula = SOMMA (B2:B5, “John”, C2:C5) somma solo i valori nell’intervallo C2: C5, dove le celle corrispondenti nell’intervallo B2: B5 sono uguali a “John.”

CERCA.VERT

È possibile utilizzare la funzione CERCA.VERT per cercare la prima colonna di un intervallo di celle, e poi restituire un valore da qualsiasi cella della stessa riga dell’intervallo. Per esempio, supponiamo che si disponga di un elenco di dipendenti contenuti nell’intervallo A2:C10. I numeri dei documenti di riconoscimento dei dipendenti sono memorizzati nella prima colonna della gamma, come illustrato nell’immagine che segue.

Se si conosce il numero di carta d’identità del dipendente, è possibile utilizzare la funzione CERCA.VERT per tornare sia al reparto del dipendente, sia al nome. Per ottenere il nome del dipendente numero 38, è possibile utilizzare la formula = CERCA.VERT (38, A2: C10, 3, FALSE).

Questa formula cerca il valore 38 nella prima colonna della gamma A2:C10 e quindi restituisce il valore contenuto nella terza colonna della gamma e sulla stessa riga il valore di ricerca ( “Axel Delgado”).

Il VERT di CERCA.VERT sta per verticale. Si utilizza CERCA.VERT invece di CERCAORIZZ quando i valori di confronto si trovano in una colonna alla sinistra dei dati che si desidera cercare.

CERCAORIZZ

Cerca un valore nella prima riga di una tabella o una matrice di valori, e quindi restituisce una valore nella stessa colonna da una riga si specifica nella tabella o matrice. Si utilizza CERCAORIZZ quando i valori di confronto sono situati in una fila nella parte superiore di una tabella di dati, e si vuole cercare un numero specificato di righe. Si utilizza CERCA.VERT quando i valori di confronto si trovano in una colonna a sinistra dei dati che si desidera cercare.

La O di CERCAORIZZ sta per “orizzontale”.

Percorso:

HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)

INDICE / FUNZIONE

Questa è una combinazione utilizzata al posto delle funzioni di ricerca quando per esempio il numero della colonna cambia. Questo è molto importante quando si pensa di convertire file pdf in excel. Infatti per la natura stessa dei documenti acquisiti o le immagini catturate su uno schermo il numero di colonne cambierà documento per documento e cattura per cattura. Può essere più efficace utilizzare il seguente percorso:

= INDEX (SelectColumnContainingWhatYouWantToReturn,

MATCH (TheSingleCellYouAreLookingUp, ColumnWhereYouAreLooking, 0), 0)

Ecco i vantaggi di questo approccio.

  1. a) Si può “guardare a sinistra”
  2. b) Non si ottengono risultati non corretti quando una colonna viene inserita o eliminata dai dati
  3. c) Quando utilizzato in combinazione con un convertitore di tabelle PDF o un convertitore da pdf a excel, è possibile risparmiare tempo aggiuntivo per la linea di flusso dei vostri modelli.

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