Simplificar el procesamiento de pagos pendientes

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Las empresas se enfrenta a una variedad de desafíos cuando se trata de procesar el pago de cuentas.

Algunos de estos problemas surgen de la falta de automatización, mientras que otros emergen de la complejidad del proceso de mecanización y otros aspectos de la gestión de facturas. Algunos de los procesos se ilustran en esta clasificación:

 

  1. Escaneo e indexación de las facturas y documentos de apoyo. ƒ
  2. Captura de tipos de factura en diferentes documentos: papel, correo electrónico, fax intercambio electrónico de datos y archivos.ƒ
  3. Visibilidad de la factura dentro de las 24 horas de su recepción.
  4. Cumplimiento de la normativa legal.
  5. Codificación de facturas de pedidos de no-compra.ƒ
  6. Línea de pedido de identificación de órdenes de compra, facturas y registros.
  7. Procesamiento de excepciones para las facturas y discrepancias.
  8. Enrutamiento automatizado para su aprobación online y contabilización. Presentación de informes ad-hoc.
  9. Portal de proveedor para ver el estado y el historial de pagos.

 

Hay varios puntos críticos en el proceso que incluyen el tiempo de ciclo para procesar una sola factura, el volumen de las facturas procesados. Los estudios han informado de que el costo de procesar una sola factura de forma manual se sitúa entre 7 y 50 dólares, mientras que la automatización de procesamiento de facturas ha demostrado reducir ese coste por factura en un 50% -80%.

 

La eliminación de claves manuales, reduciendo los costos administrativos y las tasas de error en cualquier factura recibida beneficiará automáticamente a su negocio. Ser capaz de capturar de forma automática y ordenar la información por el comprador, proveedor, país y el tipo de factura es una ventaja neta de productividad para todos los negocios.

 

Un estudio de la consultora Deloitte indica que la automatización de procesos en los pagos de cuentas pendientes genera más liquidez para su empresa. Esto se puede entender cuando se trata del proceso de búsqueda de facturas con las órdenes, artículos recibidos y escanear en busca de duplicados. La búsqueda de números de factura duplicados es una tarea mucho más difícil en un sistema de contabilidad totalmente manual. En este caso, se puede buscar a través del archivo de proveedores y facturas pendientes de pago para ver si una factura que se acaba de recibir de un proveedor ya ha sido pagada. En muchas situaciones, el volumen de entrada de facturas de proveedores hace que sea tan difícil que el personal de contabilidad abandona cualquier intento de identificar las facturas duplicados, y simplemente acepta que de vez en cuando pagar por esos artículos. Por lo tanto, si se consigue una mayor eficiencia en estos tres subcomponentes de los procesos de pago, las empresas pueden ahorrar en duplicación de pagos y aumentar su liquidez.

 

Existen varias soluciones en el mercado para un proceso totalmente automatizado que se puede integrar en los sistemas de ERP. Sin embargo, algunas empresas pueden elegir para automatizar sólo algunos de los procesos que se destacan en esta tabla.

 

En el último caso, es de suma importancia escanear y capturar los documentos de factura y convertirlos en formato editable por humanos, como Excel, o legible para una máquina como XML. Para pequeñas y medianas empresas, en ausencia de un departamento interno de TI, una buena solución es convertir los documentos entrantes en Excel. Tabex permite convertir varios archivos al mismo tiempo, tanto de archivos pdf a excel como, por medio de su escáner OCR, de imagen a excel. Las empresas pueden usar la flexibilidad inherente a Excel para gestionar el proceso de comparación y conciliación de cuentas por pagar.

 

Tabex ofrece también la posibilidad de crear plantillas y luego automatizar el proceso de extracción único cierto campo de datos de un modelo de factura. A menudo es el caso de que las facturas de una compañía, aunque que pueden diferir en los elementos de la lista, por lo general se suministra en un formato de documento consistente y persistente. La opción del constructor de plantilla ofrecida por Tabex le permite identificar los formatos que se repiten y automatizar el proceso de digitalizado de todos los datos en la factura de un proveedor específico.

 

Tabex ofrece también una solución interesante para los integradores de sistemas que ayudan a las empresas en la automatización del proceso de cuentas pendientes. La API Tabex PDF a Excel ofrece precisión en identificar automáticamente la información tabular y flexibilidad para incluirse en una gran variedad de procesos. La API PDF ofrece todas las funciones disponibles en la plataforma en la nube Tabex. Eso incluye un escáner OCR, la capacidad de convertir el archivo de entrada de OCR a PDF y de PDF a XML. XML es un formato legible por máquina muy versátil y flexible para ser integrado en sus otros procesos de software.

 

En resumen empresas de todos los tamaños se benefician de la reducción del trabajo manual en el procesado de facturas pendientes de pago. Pequeños negocios y los integradores de sistemas pueden beneficiarse de la automatización de procesos parciales, haciendo uso de servicios en la nube precisos y versátiles, junto con el alto rendimiento de la API PDF.

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