PASAR DE PDF A EXCEL (Y OTROS FORMATOS): GUÍA DE USO TABEX

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El formato Portable Document Format, mas conocido por sus siglas PDF, se creó en 1993 y a partir de ese momento ha alcanzado la posición de estándar usado en casi todos los ámbitos. Entre sus ventajas destacan que se puede leer en cualquier dispositivo, que su creación es muy sencilla, que permite compartir información sin que pueda ser editada, etc… Entre muchos otros tipos de documentos se utiliza para editar manuales, informes, presupuestos, albaranes, contratos, facturas… Los documentos PDF están por todas partes y es casi inevitable que te lo encuentres tanto a nivel profesional como personal.

En internet se ofrecen una enorme cantidad de herramientas destinadas a trabajar con PDF: lectores PDF, impresoras PDF, herramientas de cifrado con contraseña, editores PDF… Sin embargo la mayoría de herramientas gratuitas sufren una gran cantidad de limitaciones que pueden no tener gran importancia cuando se va a trabajar de forma ocasional en un solo documento, pero que se vuelven críticas cuando nos encontramos un escenario en el que múltiples documentos PDF provenientes de diferentes fuentes han de ser tratados al tiempo, extrayendo además diferentes datos de cada uno y trasladándolos a plantillas.

En ese momento cuando la solución Tabex ofrece todo el abanico de opciones que presentamos en este artículo. Tabex es una plataforma de gestión documental en la nube. No solo puede convertir PDF a Excel y PDF a imagen, sino que también captura los datos de gráficos, tablas y texto. Tabex es ideal para analistas y también para desarrolladores, ya que ofrece un conjunto de APIs potentes que pueden aprovechar para convertir documentos en fuentes de datos.

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ÍNDICE

TABEX conversor PDF y extractor PDF

Conversión de PDF a Excel

Conversión de PDF a XML

Conversión de PDF a JPG

OCR Tabex

API de PDF a Excel

TABEX conversor PDF y extractor PDF

Tabex ofrece conversión avanzada de PDF a Excel: se puede extraer datos y tablas de PDF a .xlsx y a XML, además ofrece OCR online para convertir PDF a texto, Excel y XML. Los desarrolladores pueden también tener acceso a la API de PDF a Excel y a las nuevas capacidades de extracción de imagen como PDF a JPG y PDF a PNG. Cuenta con una interfaz interactiva que le permite elegir el tipo de salida, el separador de miles y si prefiere el resultado en una sola hoja o en múltiples hojas. Finalmente le ofrece vista previa de cada documento que desea convertir.

Analistas financieros, bancarios y otros profesionales de las finanzas, transportistas, empresas de logística… son muchos los ejemplos de industrias y sectores profesionales que utilizan modelos y hojas de cálculo Excel más que cualquier otro profesional. Es inherente a la financiación y los mercados financieros, la necesidad de analizar tanto los números como los informes de valores y otros derivados. No siempre los datos disponibles para los profesionales se presentan en forma de Excel o CSV. En ocasiones los analistas financieros tienen que extraer datos de los documentos que han recibido en forma impresa o de documentos en formato pdf en la web de origen. Estos documentos también pueden ser otros documentos que los analistas han recibido de terceros en formato PDF o en formato PDF escaneado.

Además los servicios financieros:

  • Necesitan incorporar muchas líneas de negocio.
  • Las instituciones financieras deben seguir siendo competitivos mediante la introducción en nuevas áreas de crecimiento.
  • Tratan con mercados nacionales e internacionales, lo que implica el intercambio de datos internacional.
  • Necesitan interoperabilidad y procesos simplificados.
  • Necesitan interoperar dentro y fuera de los espacios corporativos

Ante estas necesidades generales sucede que los datos adquiridos por el analista financiero extrayéndolos de internet para crear modelos financieros necesitan un software automatizado de modelos financieros en un lugar diferente. Por lo tanto, si usted puede convertir PDF a XML puede hacer que el formato de datos y los datos estén disponibles en toda la organización.

Conversión de PDF a Excel

La necesidad de convertir PDF a Excel es particularmente notable cuando el tiempo para investigar nuevos datos e insertarlos en la hoja de Excel existente o nueva es particularmente corto. Esto es a menudo el caso en los mercados financieros, donde un analista debe preocuparse de recopilar información en constante cambio y actualizar la hoja de Excel de modelos financieros rápidamente. Varias compañías ofrecen servicios de transmisión de datos como Bloomberg así como también valores financieros SNL y otros. Una vez más no están disponibles a través de estos servicios todos los datos, por ejemplo: Documentación sobre bonos de alto rendimiento, Documentación de acciones sobre fondos de inversión, pequeños valores financieros internacionales… Son todos ejemplos de documentación en formato PDF o PDF escaneados que no pueden ser fácilmente disponibles en un formato digital y editable.

Un enfoque para reducir drásticamente el tiempo de procesar los datos recién recibidos es convertir las tablas de PDF a Excel. De hecho, ser capaz de capturar los datos de PDF o archivos escaneados y exportar a Excel evita el engorroso proceso de copiar y pegar los registros individuales en Excel. Esto es aún más evidente en el procesamiento por lotes y en la creación de flujos de datos de búsqueda a partir de varios PDF y documentos escaneados, como documentos de la SEC, sindicación de préstamos y otros. Tabex no sólo puede automatizar el proceso de identificación de los datos numéricos, sino que también convierte porciones tabulares de PDF a Excel. Tabex permite a los integradores de sistemas en los mercados financieros utilizar su potente y precisa API para convertir PDF a XML, CSV, HTML.

La conversión Tabex de PDF a Excel permite al analista financiero aprovechar ciertas funciones de Excel como: Vlookup, SUMproduct, SUMIF. La combinación de las funciones de Excel con la detección automatizada de tablas y la capacidad de reconocimiento de caracteres permite a los analistas actualizar automáticamente sus informes, incluso cuando se necesita utilizar datos impresos, archivos PDF o datos de fuentes HTML en sus modelos.

Se pueden encontrar tablas PDF en una serie de documentos tales como facturas, listados, informes financieros, conocimiento de embarque, certificado de origen, artículos científicos y muchos otros.

Aunque parezca contraintuitivo, el problema para identificar y extraer datos de las tablas de PDF es más complejo que la conversión de PDF a Excel.

La conversión de PDF a Excel y PDF a XML es necesaria cada vez que queremos extraer información de archivos PDF en un formato legible por máquina o editable. Sin embargo, con más frecuencia los datos que queremos en realidad extraer de un archivo PDF a Excel son nada menos que las tablas de PDF.

La identificación de las tablas y las tablas de PDF en general es un problema complejo de la informática. La razón es que lo que es evidente para el ojo humano no es para un ordenador. En un algoritmo de software todos y cada uno de los elementos de la cognición humana necesitan ser descompuestos en pasos lógicos y puestos en práctica en el marco de procesos repetibles.

Los retos en la conversión de PDF a Excel cuando las tablas pdf están presentes en el documento se pueden clasificar en varias partes:

  • Identificando dónde está la tabla dentro del documento
  • Identificar el contorno del documento
  • La identificación correcta de los elementos de la tabla pdf
  • Significado de “,” en un número
  • Todos los elementos de un número
  • La separación entre las unidades y el número
  • La separación entre los números y las etiquetas por ejemplo $. UE…

De hecho, la detección de las tablas PDF y la posterior conversión de PDF a Excel sigue siendo objeto de investigación académica en la actualidad. Por estas razones los desarrolladores interesados en incorporar una biblioteca pdf capaz de convertir con precisión pdf a excel se basan en SDK o APIs especializadas.

Los algoritmos de detección de tablas PDF son a menudo una combinación de diversos enfoques y pueden ser un poderoso recurso para aquellos en busca de la automatización en la conversión de PDF a Excel o XML.

Tabex es un conversor de PDF a Excel en línea que permite la captura de datos mediante una extracción selectiva del PDF. La mayoría de los conversores de PDF a Excel tomarán el documento y lo convertirán a Excel en una sola hoja.

Sin embargo, supongamos que necesita extraer el número, la fecha y el importe de una factura que ha recibido. Tabex está equipado con una interfaz de usuario interactiva que le permite seleccionar y modificar las celdas individuales dentro de un PDF o un documento escaneado. Esta herramienta le permite extraer solamente ciertas celdas de los archivos pdf a excel. Como resultado, usted puede utilizar Tabex como una poderosa herramienta de captura de datos que extraen selectivamente PDF a Excel.

Tabex también puede agregar datos de diferentes documentos PDF. Sus herramientas le permiten no sólo extraer selectivamente pdf a excel, sino también volver a agregar los datos en un formato que es útil para el modelado y análisis de Excel. Tabex de hecho actúa como una herramienta de inteligencia de negocios para PDF y le da la posibilidad de cortar la información contenida en varios archivos PDF por si fuera a considerar apilarlos en un montón de datos único.

Los documentos PDF contienen una variedad de datos que tal vez interese apalancar. Esto incluye texto, datos tabulares, tablas PDF, imágenes y gráficos.

Todos estos datos podrían tener relevancia en el contexto de su trabajo al condensarlos en un conjunto que actualmente no está disponible en los documentos individuales. Tabex ayuda a extraer los datos reales de dichas variedad de documentos y tablas pdf.

Conversión de PDF a XML

Tabex ofrece conversión de PDF a XML, especialmente centrada en formularios y tablas PDF con o sin bordes, como los que se encuentra en las facturas electronicas. La plataforma Tabex en la nube puede manejar grandes archivos PDF y facturas de varias páginas y estructuras complejas.

El algoritmo de Tabex está diseñado para identificar las estructuras de las tablas en facturas, así como en los documentos donde las tablas están incrustadas en el texto. Tabex también puede identificar formatos tabulares complejos y extraer los datos en formato XML.

Tabex utiliza un algoritmo de alto rendimiento para pasar de PDF a XML y convertir PDF en general. Esto permite al usuario insertar varias facturas en una sola vez y tiene la capacidad de procesar las facturas al mismo tiempo.

Tabex está equipado con un OCR, así que la factura electrónica que se recibe a través de mensajes de correo electrónico, fax o pdf impresos en papel pueden digitalizarse a través Tabex OCR.

También es ventajoso convertir PDF a formato XML para una variedad de instituciones financieras. Si bien este tipo de conversión es menos obvio, tiene sus ventajas cuando los archivo a a convertir necesitan ser procesados, almacenados y compartidos a través de ordenadores, aplicaciones y ubicaciones.

Algunas de las ventajas de XML y de convertir PDF a XML son:

XML se puede utilizar para describir e identificar información de forma precisa y sin ambigüedades, de manera que los ordenadores pueden ser programados para “entender” su información. Por lo tanto convertir PDF a XML permite tener procesos automatizados que se ejecutan en el archivo XML.

XML permite conjuntos de documentos que sean todos del mismo tipo que el inicial y se maneja de manera consistente y sin errores estructurales, ya que proporciona una forma estandarizada de describir, controlar, o permitir / no permitir determinados tipos de estructura del documento.

XML proporciona un formato robusto y duradero para el almacenamiento y transmisión de información. Robusto, ya que se basa en un estándar probado, y por lo tanto puede ser probado y verificado; duradero (persistente), ya que utiliza los formatos de archivo de texto plano que duran más que unos binarios propietarios. Esto es particularmente relevante cuando la intención es convertir PDF a XML para transferir información y almacenarla durante un largo tiempo.

XML proporciona una sintaxis común para los sistemas de mensajería para el intercambio de información entre aplicaciones. Anteriormente, cada sistema de mensajería tenía su propio formato y todos eran diferentes, lo que hizo de mensajería entre sistemas innecesariamente complicado, complejo y caro. Si todo el mundo utiliza la misma sintaxis se consigue que escribir estos sistemas sea mucho más rápido y más fiable.

XML es libre. No sólo gratuito, además libre de cargas legales.

La información XML se puede manipular mediante programación (bajo el control de la máquina), por lo que los documentos XML puede ser armado a partir de fuentes dispares, o desarmados y re-utilizados de diferentes maneras. Se pueden convertir en cualquier otro formato sin pérdida de información. Esto significa una vez más que si convierte PDF a XML como una regla de negocio, posteriormente se pueden invocar varios archivos XML de varios equipos y la ubicación y construcción de modelos financieros.

En algunas instituciones financieras que tienen que ver con una variedad de formas, por ejemplo préstamo y procesamiento de crédito, el formato XML es muy útil. Supongamos que desea crear una rutina para comprobar si hay una tendencia de un determinado tipo de clientes a dejar de pagar el crédito, tendrá que recopilar datos tanto de forma digital y otros almacenados. A este respecto Tabex es una solución ideal para su gestión de datos en el proceso para convertir PDF a XML y de automatizar el manejo de datos en XML. Le permite la captación de datos tabulares de la web, bases de datos digitales a través de la captura de pantalla y formularios escaneados, tales como formularios PDF. Un algoritmo propietario le permite reconocer las estructuras tabulares y transferir esta información en el archivo XML. Como resultado al convertir PDF a XML con Tabex usted tiene una poderosa herramienta para ayudar a su automatización y productividad en modelos financieros, análisis de crédito, análisis de fraudes y otros procesos relevantes en los mercados bancarios y de capitales.

Conversión de PDF a JPG

Tabex es ideal para convertir PDF a JPG en línea. Se le permite extraer varios formatos de imágenes incluyendo JPG, JPEG, PNG, GIF, TIFF y otros. Esta es la solución de la industria para extraer tablas y gráficos de PDF con precisión.

Tabex ofrece una conversión rápida de los archivos pdf a jpg, pdf a PNG, PDF a GIF. Podemos extraer imágenes que fueron incorporadas originalmente en el archivo pdf. Tabex puede actuar tanto como un convertidor de pdf y también como un extractor pdf.

La conversión Tabex de PDF a JPG se ofrece completamente en línea a través de nuestra interfaz de usuario avanzada e interactiva. Al usuario se le ofrece una vista previa de cada documento extraído con todas y cada una de las tablas incluidas.

Nuestro servicio en línea es rápido, preciso y produce imágenes de alta calidad. La conversión de la imagen interfaz interactiva en línea, permite al usuario cargar uno o más archivos PDF. No hay límites de tamaño de archivo. Además la interfaz de usuario interactiva permite al usuario seleccionar elementos del pdf en el que ejecutar la tecnología de captura de imagen. Finalmente los usuarios siempre pueden ver una vista previa de la imagen extraída antes de comprometerse a una descarga de archivos.

Los diferentes tipos de formatos de imágenes pueden ser clasificados en tres grandes grupos: lossy y lossless (formatos comprimidos) y los no comprimidos, que lógicamente ofrecen una mayor cantidad de datos pero a cambio suelen resultar muy pesados, lo que complica su manejo y en especial envío, eso sí con la ventaja de ser una representación exacta de la imagen.

Los formatos de imagen Lossy (algoritmo de compresión con pérdida) se utilizan con el fin de mostrar la información usando la menor cantidad posible de peso, de forma que quizás no representa los datos de manera exacta pero ofrece la ventaja de resultar mucho mas ligera. Así por ejemplo se utiliza mucho en el caso de las imágenes fotográficas que de otra manera ocuparían un espacio excesivo. JPGE (Joint Photographic Experts Group) es probablemente el caso mas extendido y conocido.

Este formato no suele ser conveniente para ilustraciones, dibujos o texto, debido a que la compresión efectuada sobre la imagen por le software suele generar artefactos. Sin duda la mejor alternativa es la utilización de PNG (Portable Network Graphics), un tipo de formato Lossless (algoritmo de compresión sin pérdida). Gracias a este otro formato. aunque se represente la imagen ocupando menos espacio se consigue recosntruir los datos de manera fiel a los originales.

OCR Tabex

OCR es el acrónimo de Reconocimiento Óptico de Caracteres. Se trata de una tecnología utilizada en este caso para la lectura y la conversión de PDF. Algunos de los archivos PDF, especialmente aquellos que se crean a partir de un escáner, son de hecho imágenes. No hay información de texto dentro del archivo, no son más que imágenes y por tanto cuando se intenta utilizar un convertidor OCR de un servicio en línea puede obtener resultados de calidad baja si no tiene en cuenta algunos consejos.

La tecnología OCR es altamente sensible a la dirección del documento escaneado. Cuando utilice un servicio en línea OCR debe asegurarse que el servicio puede girar el archivo en la orientación correcta, generalmente vertical. Si el servicio no gira el archivo tenga en cuenta la opción de utilizar otra herramienta.

Orientar el pdf escaneado en la dirección correcta puede resultar en un mejor rendimiento de forma espectacular.

Otra área de preocupación cuando se utiliza servicios en línea de OCR es el tipo de documento. No todos los lectores OCR y convertidores de OCR están optimizados para las mismas tareas. En general, el software OCR está optimizado para:

Extracción de formularios
Extracción de texto
Extracción de datos
Extracción de escritura a mano

Se puede conseguir mas de una opción, pero en general cada servicio en línea OCR tendrá una especialidad. Por ejemplo Tabex se centra en la extracción de datos de documentos verticales.

Finalmente, una consideración importante se dirige hacia el lenguaje. Cada lengua puede tener diferentes caracteres y puntuacion. Esto es particularmente evidente cuando se intenta convertir el árabe, chino y otros idiomas que están lejos de Inglés. Por favor, tómese un momento para poner a prueba algunos párrafos simples en su idioma y en Inglés para comparar cómo el OCR trabaja en realidad.

La precisión del OCR se puede aumentar si la salida está limitada por un léxico -una lista de palabras que están autorizados a incluirse en un documento. Esto podría ser, por ejemplo, todas las palabras en el idioma Inglés, o un léxico más técnico para un campo específico. Esta técnica puede ser problemática si el documento contiene palabras que no constan en el léxico, como nombres propios.

El flujo de salida puede ser una secuencia de texto sin formato o un archivo de caracteres, pero los sistemas de OCR más sofisticados puede conservar el diseño original de la página y producir, por ejemplo, un PDF con anotaciones que incluye tanto la imagen original de la página como una representación textual de búsqueda.

El conocimiento de la gramática de la lengua que está siendo escaneada también puede ayudar a determinar si una palabra es probable que sea un verbo o un sustantivo, por ejemplo, lo que permite una mayor precisión.

API de PDF a Excel

API es la abreviatura de “Interfaz de Programación de Aplicaciones” (Aplication Programming Interface en inglés). Es una “llave de acceso” a funciones que podemos utilizar de un servicio web provisto por un tercero, dentro de nuestra propia aplicación web, de manera segura y confiable.

Por poner un ejemplo en ciertos foros de discusión se nos dejan interaccionar utilizando nuestras credenciales de Fb – en un caso así el desarrollador del foro de discusión estudió la API de dicha red social, y también incorporó esos protocolos a fin de que la identidad del usuario pueda ser empleada asimismo en tal foro de discusión.

No obstante, es esencial tomar en consideración que si Fb falla (“se cae”), esta API tampoco va a funcionar, inhabilitando el login por medio de esta.

Entonces ¿Qué es una API? es una interfaz para dar un acceso limitado a la base de datos de un servicio web, eludiendo que se conozca o bien acceda al propio código fuente de la aplicación original.

Sobre la seguridad de las API: inmediatamente al leer esto viene a la psique el tema de la seguridad, y esto es esencial en una API. Por lo general, las API solo dejan un limitado campo de acción, tomándose las previsiones a fin de que no pueda manipularse información reservado de la compañía para otros fines.

Entonces, ¿para qué exactamente perder el tiempo reinventando la rueda en el momento en que una API te deja emplear código que otros desarrolladores han probado exitosamente?

Es mejor emplear esas funciones y concentrarte en tu aplicación y sus peculiaridades, lo esencial es que te asegures de dar un producto de calidad.

Tabex ofrece una API versátil de PDF a Excel diseñado para reconocer automáticamente las tablas en los documentos PDF. La API de Tabex puede convertir PDF a Excel, PDF a XML y PDF a CS. Es precisa, rápida y pueden ayudarle con gran volumen de procesamiento por lotes.

La API Tabex le permite elegir el tipo de salida, el separador de miles y si se prefiere el resultado en una sola hoja o en múltiples hojas. Tabex le ofrece vista previa de cada documento. Si desea convertir PDF a Excel o PDF a XML, la API Tabex proporciona una serie de parámetros de ajuste para incorporar los datos en su flujo de análisis de datos.

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