Cómo mejorar el procesamiento de facturas en PDF

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Las facturas de los proveedores entran en las diariamente en las empresas a través de múltiples canales, incluyendo fax, correo electrónico, correo y otros.

El personal de contabilidad es responsables de asegurarse que la factura coincide tanto con el producto o servicio recibido como con la orden de compra de su empresa. Los responsables de cuentas por pagar trabajan en confirmar manualmente las cantidades de pedido, los costos del producto, las cantidades de impuestos y mucho más. Existen métodos para potenciar a los empleados a la hora de llevar a cabo estas labres de forma más eficaz y reducir las ineficiencias de cualquier proceso interno. Si un empleado inadvertidamente duplica facturas o deja de prestar atención a al estado de una orden de compra, la organización va a sufrir una pérdida financiera.

Las cuentas de facturas pendientes de pago a menudo se tratan de forma manual, a través de los siguientes pasos:

  • Abrir el correo, ordenar las facturas de los proveedores en base a los requerimientos de la empresa, y distribuir.
  • Intentará procesar la factura en el sistema de negocio de la compañía.
  • Si se ha recibido el material, la empresa puede continuar con el proceso, controlando las cantidades, costos, fletes, impuestos y cualquier otro cargo que el proveedor puede haber incluido.
  • Si el material no se ha recibido, el empleado responsable de pagar la factura la coloca en la parte inferior de su pila y repite el proceso hasta que el material entra en acción.
  • Si se reciben los materiales correctos, la empresa procesa el pago dentro de su sistema de negocio.

Muchas empresas tienen la costumbre de revisar continuamente los procesos empresariales internos para asegurarse de que están funcionando a su máxima eficiencia. Naturalmente, la atención se centra a menudo en las áreas de generación de ingresos, pero las organizaciones buscan cada vez más oportunidades para racionalizar las funciones administrativas, manteniendo el ritmo de los avances y la tecnología de la industria.

El procesamiento de facturas en el departamento de cuentas por pagar proporciona una amplia oportunidad para la mejora de la eficiencia y automatización.

Si los materiales recibidos no coinciden con el pedido original, el empleado responsable de pagos tendrá que limpiar el registro del sistema de negocios, documentar el problema, y ​​ponerse en contacto con el comprador o vendedor para su resolución. En este caso, la factura puede ser revisada varias veces antes de que se obtenga la resolución.

Una vez que se procesa la factura, el documento en papel se mantiene en el lugar durante algún período de tiempo (es de esperar que sea en el lugar correcto para que pueda ser recuperada más tarde si es necesario) y, finalmente, es archivada.

Las empresas que buscan optimizar los procesos de cuentas pendientes de pago adoptan soluciones automatizadas de procesamiento de facturas a través de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) y sistemas de detección de tablas con y sin bordes.

Las empresas mantienen un equilibrio entre intercambio electrónico de datos y adquisición de datos directamente de facturas en PDF. Normalmente, el proceso de adquisición de datos de facturas siempre sufre de algún grado de imprecisión y hace que el personal deba revisar la factura y comprobar si los datos se extrajeron correctamente.

Tabex ofrece a las empresas que mantienen estos procesos varias oportunidades para mejorar la eficiencia de la captura de datos de facturas en PDF. Con su OCR incluido es capaz de reconocer la inclinación y girar papeles, Tabex cuenta con un potente algoritmo de detección de tabla que identifica y extrae los datos de las facturas PDF y otros documentos similares.

Además Tabex ofrecen la posibilidad de procesar múltiples facturas en PDF a partir de su funcionalidad de carga de múltiples archivos, así como su API para procesamiento por lotes.

Las compañías pueden aprovechar la capacidad de Tabex para convertir PDF a XML si quieren usar los datos extraídos de facturas en PDF en otros procesos de automatización. Del mismo modo Tabex también puede exportar datos de las facturas a Excel o CSV.

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